KPiR, czyli Księga Przychodów i Rozchodów, to uproszczona forma ewidencjonowania operacji gospodarczych przeprowadzanych w ramach działalności gospodarczej. Na czym polega jej prowadzenie i kto może z niej korzystać? Poznaj bliżej KPiR i sprawdź, co musisz o niej wiedzieć!
Czym jest i czego dotyczy Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów?
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, czyli w skrócie KPiR, to obecnie najprostsza metoda rozliczania firmy z realizowanych operacji gospodarczych, czyli, mówiąc jaśniej, z ponoszonych przez nią wydatków (kosztów) i osiąganych przychodów.
W ramach tego rodzaju uproszczonej ewidencji księgowane są obroty ze sprzedaży lub przychody z innych form prowadzenia działalności, a także zakupy towarów handlowych. KPiR ujmuje ponadto uboczne koszty związane ze wspomnianymi zakupami oraz wydatki innego rodzaju, chociażby związane z wypłacaniem wynagrodzenia.
Nadrzędnym celem prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów jest ustalenie zobowiązań podatkowych przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą. Jako osoba fizyczna uzyskuje on ponadto jasny obraz osiąganych dochodów czy ponoszonych strat, w skali rocznej.
KPiR – dla kogo? Kiedy założyć i jak prowadzić KPiR?
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, jako narzędzie, z którego korzysta księgowość dla małych firm, może być założona na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej lub też na dzień 1 stycznia. Przedsiębiorca powinien w przeciągu 20 dni od tego momentu przedłożyć stosowną informację u naczelnika Urzędu Skarbowego.
Nieco inaczej wygląda już jednak kwestia terminów, gdy korzysta on z zewnętrznej pomocy księgowej (którą można znaleźć bez problemu w Internecie – wpisując chociażby takie frazy, jak „biuro rachunkowe Wrocław”). W takiej sytuacji podatnik składa informację w Urzędzie Skarbowym w przeciągu 7 dni od momentu zawarcia umowy współpracy z firmą księgową.
Warto wiedzieć, że Księga Przychodów i Rozchodów nie musi być prowadzona tylko w formie papierowej (wówczas pamiętać należy o numerowaniu stron). Dopuszczalna jest także KPiR w wersji elektronicznej (uzupełniana chronologicznie). Po każdym roku podatkowym należy zamknąć Księgę Przychodów i Rozchodów.
Jeśli przedsiębiorca samodzielnie prowadzi KPiR, ewidencja powinna być przechowywana w siedzibie firmy lub miejscu wykonywania działalności. Jeśli dokument prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe, KPiR może być przechowywana w jego siedzibie lub też w wyżej wskazanych miejscach.
Co powinno znaleźć się w Księdze Przychodów i Rozchodów?
Konstrukcję KPiR określają przepisy. Zgodnie z nimi ewidencja ta powinna być zbudowana z 17 kolumn, a każda z nich powinna zawierać odgórnie wskazaną zawartość. Oczywiście, kolumny te powinny być uzupełniane w odpowiedniej kolejności.
Co natomiast powinno znaleźć się w poprawnie, rzetelnie prowadzonej KPiR? W ewidencji tej należy umieszczać:
- faktury VAT,
- dowody opłat bankowych czy pocztowych,
- raporty fiskalne,
- noty księgowe.
Nie można zapominać o kwestiach formalnych związanych z dokumentami umieszczonymi w ewidencji. Każda pozycja powinna być jasno określona poprzez datę wystawienia oraz opisanie stron, które uczestniczyły w danej operacji gospodarczej. W ramach takiego opisu należy podać tak nazwę, jak i adres każdej ze stron.
Kto jest w obowiązku prowadzić KPiR?
Jak wspomniano, KPiR jest narzędziem wykorzystywanym w rozliczeniach prowadzonych w ramach księgowości dla małych firm. To oznacza, że nie każdy podatnik ma prawo z tej formy skorzystać. Istotnym warunkiem jest tutaj wysokość obrotów za poprzedni rok podatkowy – jeżeli przekraczają one 2 miliony euro, przedsiębiorca musi zrezygnować z KPiR, wprowadzając jednocześnie tak zwaną pełną księgowość.
Z ewidencji w postaci Księgi Przychodów i Rozchodów nie może ponadto korzystać podatnik, który jako formę opodatkowania wybrał ryczałt. Z tej możliwości wyłączeni są też adwokaci wykonujący wolny zawód tylko i wyłącznie w zespole adwokackim.
Obowiązek prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów ciąży natomiast na osobach fizycznych (prowadzących działalność pozarolniczą i opodatkowanych na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym), spółkach jawnych osób fizycznych, spółkach cywilnych osób fizycznych oraz spółkach partnerskich.
Czy można być zwolnionym z prowadzenia KPiR?
W wyjątkowych okolicznościach przedsiębiorca może zostać zwolniony z obowiązku prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Do takich okoliczności można zaliczyć, przede wszystkim, wiek lub stan zdrowia przedsiębiorcy, jak również rodzaj oraz rozmiar prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.
Artykuł przygotowany przez partnera strony.
